Vì sao việc chuyển các công việc không cốt lõi ra bên ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng trưởng và không bị cuốn vào công việc vụn vặt.
Hãy hình dung bạn mở một doanh nghiệp và ngay từ đầu đã nhận ra rằng mình vừa là giám đốc, vừa là kế toán, vừa là nhân sự và cả kỹ thuật viên. Sớm hay muộn bạn cũng đứng trước lựa chọn: tuyển thêm người và tăng chi phí vận hành, hoặc tìm sự hỗ trợ từ bên ngoài — một công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
Chúng ta cùng tìm hiểu thuê ngoài là gì theo cách đơn giản nhất, khi nào nó có lợi hơn tuyển dụng, khác gì với thuê lại lao động và freelance, phù hợp với ai và làm thế nào để chuyển giao công việc mà không mất chất lượng lẫn quyền kiểm soát.
Giả sử bạn vừa mở một xưởng sản xuất nhỏ hoặc một công ty dịch vụ. Để doanh nghiệp vận hành, bạn không chỉ làm ra sản phẩm chính mà còn phải làm sổ sách, cài đặt máy tính, hoàn tất hồ sơ lao động và dọn dẹp văn phòng.
Có hai cách giải quyết. Thứ nhất là tuyển người cho tất cả các vị trí đó, nhưng khi ấy bạn phải trả lương, đóng bảo hiểm, bố trí chỗ làm việc, chi trả ngày nghỉ ốm và nghỉ phép.
Thứ hai là giữ lại phần bạn làm tốt nhất, còn mọi việc khác giao cho đơn vị chuyên môn — tức là thuê ngoài thay vì tuyển nhân sự cơ hữu.
Khi thuê ngoài, đơn vị cung cấp dịch vụ vẫn độc lập về pháp lý: bạn trả tiền cho kết quả công việc và không gánh chi phí nhân sự của họ — lương, bảo hiểm, chỗ làm việc hay báo cáo.
Phổ biến nhất là chuyển ra bên ngoài kế toán, hạ tầng công nghệ thông tin, hồ sơ nhân sự, tư vấn pháp lý, chăm sóc khách hàng và vệ sinh văn phòng. Lựa chọn phụ thuộc vào việc đầu mục nào chiếm nhiều thời gian nhất của đội ngũ mà lại không thuộc phần lõi của doanh nghiệp.
Nhưng điều quan trọng nhất với doanh nghiệp là tính dự đoán được của chi phí và việc không phải lo lắng khi điều kiện thị trường siết lại mỗi năm.
Ba hình thức này thường bị gộp làm một, nhưng chúng khác nhau ở chỗ ai quản lý công việc hằng ngày và ai chịu trách nhiệm về kết quả.
Hình thức này hợp lý khi khối lượng công việc chưa đủ để nuôi một vị trí toàn thời gian, khi công việc mang tính mùa vụ, hoặc khi bạn cần chuyên môn hiếm — ví dụ kế toán thuế cho hoạt động xuất khẩu.
Ngược lại, nếu công việc chạm trực tiếp vào lợi thế cạnh tranh của bạn hoặc gắn với dữ liệu nhạy cảm mà bạn chưa sẵn sàng chia sẻ, hãy giữ nó trong nội bộ.
Sai lầm thường gặp nhất là chọn theo giá thấp nhất và không ghi rõ tiêu chí nghiệm thu. Khi đó mọi tranh cãi đều trở thành chuyện cảm tính.
Đừng giao toàn bộ quyền truy cập tài khoản ngân hàng và chữ ký số cho đối tác. Hãy phân quyền theo từng đầu việc và giữ lại quyền phê duyệt cuối cùng.